В этой практической статье я хочу поделиться несколькими простыми эффективными инструментами систематизации бизнеса, которые вы можете самостоятельно внедрить без консультантов.
1. Согласование функционала
Составьте список должностей в вашей компании. Напишите их функционал - как вы лично думаете, что они должны делать, и какой результат должны получать.
После этого соберите ваших сотрудников и попросите, чтобы каждый из них сам написал то, что как он думает, он должен делать. После этого сравните списки. Вы увидите в них существенные различия. Потратьте время, чтобы согласовать с подчиненными их функционал, чтобы списки перестали различаться. Возможно, нужно будет немного перетасовать функционал или нанять офис-менеджера, чтобы он снял мелочевку с ключевых сотрудников, которые не успевают делать то, что вы ожидаете от них, так как заняты тоже достаточно важной, но простой и рутинной работой.
2. Иерархия подчинения
Составьте структуру подчинения вашей компании: топ-менеджмент, линейные руководители, рядовой персонал.
В правильно организованном бизнесе выполняются следующие условия:
- у каждого сотрудника есть прямой руководитель
- у сотрудника не должно быть более двух прямых руководителей
- у каждого руководителя в подчинении должно быть не более 6 сотрудников. Исключения – аккаунт-менеджеры во франчайзинговых сетях, производственные бригады, звенья.
Как правило, в несистемном бизнесе допускаются следующие ошибки:
- у некоторых сотрудников нет прямых руководителей из числа линейных руководителей или топ-менеджеров. Это означает, что их непосредственным руководителем является собственник бизнеса, он же по совместительству директор. И это неплохо, если любой сотрудник или рабочий может прийти к директору посоветоваться о чем-то, но если к директору постоянно обращается рядовой персонал за помощью в решении не самых сложных вопросов, у директора не будет времени заниматься собственными обязанностями и развитием компании.
Другая сторона медали: так как у директора постоянно нет времени, он не контролирует достаточным образом такого сотрудника, поэтому сотрудник может часто допускать ошибки или тормозить работу, боясь взять ответственность. Кстати, это еще хорошо, если сотрудник ответственный и сам находит себе работу. Увы, гораздо чаще мне попадались случаи, когда такие сотрудники просто имитируют бурную деятельность, а сами занимаются своими делами или сидят в интернете. - часто выясняется, особенно в малом бизнесе, что поскольку сотрудник работает как «человек-оркестр», выполняя и одну работу, другую, то у него оказывается 2 или даже более прямых руководителя. Это также грубая ошибка, поскольку сотрудник постоянно получает перекрестные приказы, то есть несогласованные друг с другом, иногда даже противоречащие друг другу.
- третья частая ошибка – собственник или кто-то из топ-менеджеров замыкает все на себя, и у него в подчинении оказывается 10-15 сотрудников. Если у вас такая же ситуация, срочно назначьте несколько промежуточных руководителей, ответственных за узкие области. Первые промежуточные руководители, которые должны появиться в малом бизнесе – это руководитель отдела продаж и начальник производства.
3. Обучающие методические материалы для сотрудников.
Попросите ваших ключевых руководителей и сотрудников подробно описать свою работу в виде инструкций. Важный момент – это не должностные инструкции с правами и обязанностями, а подробные инструкции получения результата. Нужно, чтобы было описано каждое действие. Подробно, с примерами.
При составлении таких инструкций мы часто просто снимаем рабочий процесс на телефон. Инструкции должны быть настолько понятными, чтобы абсолютно любой новый нанятый в вашу компанию сотрудник мог с ними ознакомиться, после чего сделать так, как написано в инструкциях и получить результат.
Совокупность таких инструкций по конкретному посту будут служить в качестве обучающих методических материалов для персонала, чтобы опытным сотрудникам не нужно было тратить время, объясняя новым сотрудникам простейшие вещи.
Побочный приятный результат – наличие таких методических материалов – это что-то вроде памяти компании, благодаря которой вы как собственник перестаете зависеть от персонала. То есть с уходом тех или иных сотрудников не будут теряться успешные действия, благодаря которым они получали хорошие результаты, а вы перестанете зависеть от звездных «незаменимых» сотрудников.
Кстати, каждый раз, когда к вам приходит сотрудник с какой-то проблемой, просите чтобы он описывал эту проблему письменно. Подшивайте проблемы и описанные решения в папки обучающих методических материалов, и вскоре вы увидите, что сотрудники приносят одни и те же проблемы, а в методических материалах уже будут находиться готовые решения.
4. Координационные мероприятия
Начните проводить координационные мероприятия с топ-менеджментом и линейными руководителями раз в неделю или раз в декаду. Назначьте ответственного за ведения протокола такого мероприятия. На данных совещаниях ставьте задачи на следующую неделю (декаду) и проверяйте отчеты о выполнении задач с прошлого совещания. Вы заметите, как дела начнут двигаться быстрее. Еще быстрее они начнут двигаться, если в вашей компании есть регламент о демотивации, в котором отдельной позицией предусмотрена демотивация за невыполнение плана и невыполнение приказа прямого руководителя. По окончании такого совещания протокол печатается и рассылается по всем руководителям, а те уже делегируют задачи на подчиненных.
