Поэтому в каждой компании раз в неделю должны проводиться общие собрания персонала. На собрании должен присутствовать весь персонал – от руководства до рядовых сотрудников. Рекомендуемое время проведения собрания от 15 до 25 минут.
На этих собраниях руководство напоминает персоналу цель и продукты компании, кратко рассказывает, куда движется компания, говорится о достижениях компании, прошедших за последнюю неделю, объявляется план по доходу на следующую неделю.
Персонал, который регулярно слышит о победах, заряжается боевым духом, когда ото всюду слышно только негатив, собрания персонала становятся отдушиной, дарящей надежду на стабильное светлое будущее. В персонале со временем формируется чувство личной убежденности, что они работают в лучшей компании, которая постоянно побеждает. Персонал перестает думать о смене работы, начинает смотреть, что еще он может сделать для своей компании, чтобы привести ее к новым победам.
Рекомендуется проводить собрание утром, так как озвученные хорошие новости заряжают персонал хорошим настроением и поднимают боевой дух, повышая продуктивность сотрудников.
Хорошие новости озвучиваются по департаментам (отделениям), после чего весь персонал дает подтверждение данному департаменту(отделению) в виде аплодисментов.
На что важно обращать внимание:
- На собрании мы делимся только хорошими новостями.
- Мы не обсуждаем нерешенные проблемы, не ищем виноватых, не говорим о поражениях или уволившихся сотрудниках.
- Ведущий должен очень четко следить, чтобы персонал говорил о победах и не «лил воду». Если кто-то начинает говорить «лить воду» (говорить о том, что они делают, а не о том, что они сделали), ведущий сам говорит хорошие новости по департаменту (если они были) или передает слово другому департаменту.
- После того, как департамент закончил говорить о своих победах, весь персонал аплодирует, давая подтверждение департаменту. Также можно аплодировать отдельным победам.
Разберем собрание более подробно на примере:
Офис-менеджер или сотрудник pr-службы напоминает вечером (скажем, четверга) о том, что в пятницу в 10.15 утра будет собрание персонала, которое пройдет в актовом зале. Утром пятницы руководитель каждого департамента напоминает персоналу еще раз о собрании и обеспечивает явку своих сотрудников в актовый зал. В 10-15 начинается собрание.
Ведет собрание ведущий - исполнительный директор компании или учредитель.
Он благодарит всех за явку и открывает собрание.
Напоминает, чем занимается компания, какая у компании цель и ценный конечный продут.
Далее он передает слово руководителю департамента 1, перед этим напоминая, что департамент 1 занимается наймом нового персонала, стажировкой для нового персонала, обеспечением новых рабочих мест, следит за дисциплиной в компании и ведет статистики.
Руководитель департамента 1 говорит о победах этой недели.
Например: мы наняли 3 новых сотрудника, 1 из них закончил стажировку и приступил к работе на основном посту помощника диспетчера. Указывает на этого стажера и дает ему слово. Стажер кратко говорит о том, какие эмоции от стажировки он получил, каковы у него первые ощущения от работы в компании.
Персонал аплодирует.
Слово берет ведущий, он говорит, что теперь слово переходит к руководителю департамента 2 (коммерческому). Коммерческий департамент занимается рекламой и продажами.
Руководитель департамента 2 говорит о победах этой недели.
Например: мы сделали хороший доход, дополнительно настроили рекламу в социальных сетях, у нас пошли первые заявки по этой рекламе. Также удалось привлечь 2 новых клиентов и вернуть одного старого, который хотел уйти к конкурентам.
Персонал аплодирует.
Слово берет ведущий, он говорит, что теперь слово переходит к руководителю департамента 3 (финансовому). Финансовый департамент занимается сбором дебиторской задолженности, расходами компании и документами.
Руководитель департамента 3 говорит о победах этой недели.
Например: удалось получить дебиторскую задолженность от такого-то клиента, также посчитали и заплатили все налоги за последний квартал, кроме того, привели в порядок кадровую документацию в соответствие с ТК.
Персонал аплодирует.
Слово берет ведущий, он говорит, что теперь слово переходит к руководителю департамента 4 (производственному). Производственный департамент занимается закупками товара, хранением их на складе, производством продукции и доставкой ее до клиента.
Руководитель департамента 4 говорит о победах этой недели.
Например: мы закупили оптом вот-такое то сырье, из которого мы производим такую-то продукцию. Также сделали текущую инвентаризацию на складе, теперь там чисто. Решили проблему с производством такой-то продукции, а также закончили производство вот такой-то партии продукции и отправили ее клиенту.
Персонал аплодирует.
Слово берет ведущий, он говорит, что теперь слово переходит к руководителю департамента 5 (квалификации). Данный департамент занимается контролем качества продукции и обучением сотрудников.
Руководитель департамент 5 говорит о победах этой недели.
Например: мы провели обучение пяти сотрудников по шляпе штатного сотрудника, все успешно сдали экзамен. Кроме того, мы разработали шляпу электрика, так что теперь ждем всех электриков на обучение. Также мы написали два регламента по работе склада, которые полностью описывают такую-то ситуацию.
Персонал аплодирует.
Слово берет ведущий, он говорит, что теперь слово переходит к руководителю департамента 6 (расширения). Данный департамент занимается пиаром (связями с общественностью), следит за боевым духом внутри компании, а также занимается работой с агентами нашей компании.
Руководитель департамента 6 говорит о победах этой недели.
Например: про нас написали статью в таком-то журнале (показывает журнал), также мы сняли новый ролик про нашу работу, разместили его в ютубе. Кроме того, мы получили благодарность от такого-то клиента, с которым работал такой-то менеджер (достает благодарность и читает ее вслух). Также по результатам прошлого месяца из менеджеров вот такой-то у нас сделал лучшие результаты, поэтому мы вручаем ему сертификат и такой-то подарок от компании (вызывает менеджера, вручает сертификат и подарок, все аплодируют).
Слово берет ведущий, он говорит, что теперь слово переходит к руководителю департамента 7 (административный). Данный департамент занимается управлением компании, следит за безопасностью и решает вопросы стратегического развития.
Слово предоставляется исполнительному директору или учредителю.
Руководитель департамента 7 говорит о победах этой недели.
Например: мы разработали и утвердили такие-то регламенты, теперь работа в таких-то отделах пойдет быстрее. Кроме того, мы провели переговоры с таким-то клиентом по нетиповой для нас сделке и успешно подписали договор. Также мы поняли, что наши клиенты просят у нас вот это и вот это, поэтому мы решили теперь производить еще вот это и вот это.
Персонал аплодирует.
Ведущий объявляет план по доходу:
План по доходу на эту неделю составляет такую-то сумму.
Готовы провести отличную неделю и выполнить план?
Персонал дружно: ДАААА!
Ведущий: Начали!
Персонал покидает собрание и идет работать.
