ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Эффективность – определяется как отношение сделанной работы к потраченному на выполнение этой работы временем. Можно сказать, что первый человек более эффективен чем второй, если за одно и то же количество времени первый выполняет больше работы, чем второй, при условии, что качество выполненной работы является одинаковым.

1. Будьте замотивированы и мотивируйте других

Большинство людей ошибочно полагает, что различные инструменты тайм-менеджмента позволят им успевать больше. Это как с английским языком. Подавляющее людей записывается на курсы английского, но спустя время бросает их, так как у них не было реальной мотивации изучать английский, а изучение «для галочки», просто чтобы знать язык, требует неимоверной дисциплины, которая доступна лишь единицам.

Людям чаще не хватает времени не потому, что они не успевают делать объем работы, а потому что за ними не стоят зажигающие их цели, ради которых действительно хочется работать. Ставьте перед собой дерзкие цели и устраивайте игры с призами, если будете добиваться побед. Да-да, себя нужно баловать.

Важным моментом является следующее: после того, как цель достигнута, необходимо сразу же ставить себе новую цель и запускать новую игру!

Хорошим примером использования этого инструмента является опрос среди сотрудников. Попросите каждого составить список из трех желаний – какое корпоративное мероприятие они хотели бы, если к такому-то числу организация выполнит такой-то план. Например: 1) боулинг за счет организации 2) тренинг за счет организации 3) плюс один оплачиваемый день отпуска.

Пусть каждый напишет 3 своих желания, далее составьте общий список и выберите то желание сотрудников, которое набрало больше всего голосов, а затем объявите план работ и сроки его выполнения.

Важный нюанс: ошибкой здесь будет навязывание руководителем своего желания, например – корпоративный футбол, который так любит директор.

2. Для того, чтобы увеличить свою эффективность, делайте свою работу сразу и добивайтесь этого от других

Вы получили электронное письмо от своего коллеги, ознакомились с ним и .. и отложили на будущее. Но вы уже потратили время и внимание на то, чтобы ознакомиться с этим письмом. Через некоторое время вы снова откроете это письмо и приступите к работе над ним. Если вы не собирались отвечать на это письмо сразу, зачем было тратить время на его прочитывание?

Одним из лучших способов увеличить свою эффективность является выполнение работы сразу, не делая ничего дважды.

Люди часто откладывают работу на потом, потому что не чувствуют в себе сил сделать ее сейчас, но вам в любом случае придется сделать эту работу, а затягивание с ее выполнением может привести к дополнительным конфликтным ситуациям в связи со срывом сроков. Так что никогда не откладывайте работу на потом, а делайте ее сразу!

3. Используйте письменную коммуникацию

Вы подходите к коллеге и ждете, пока тот освободится, после чего обсуждаете с ним что-то или просите его о чем-то. Зачем? Отправьте ему электронное письмо или напишите записку от руки, и пусть он разберется с этим тогда, когда будет свободен, а вы сэкономите время, которое обычно тратите на ожидание.

Более того, письменная коммуникация оградит вас в будущем от различных споров и выяснений, когда кто-то что-то забыл или сделал не так. То, что не написано – то неправда. Используйте письменную коммуникацию, и вы сэкономите кучу времени на дальнейших спорах.

4. Пусть сотрудники перестанут приносить проблемы и начнут приносить решения

О, это очень действенный инструмент! Руководители тратят уйму времени и сил, решая вопросы за своих подчиненных. Но если вы всегда решаете их проблемы, они так никогда и не научатся решать их самостоятельно.

Введите в компании твердое правило: если у сотрудника проблема, и у него нет полномочий решить эту проблему, пусть он опишет ситуацию и предложит минимум два собственных варианта решения, после чего принесет вам это в письменном виде.

Гораздо быстрее одобрить или не одобрить его решение, нежели разбираться в проблеме самому, особенно если вы не владеете оперативной ситуацией.

5. Будьте экспертами в своей области

Люди всегда берутся за ту работу, которую они полностью понимают, и стараются отложить в долгий ящик то, что для них непонятно. Секрет этого непонимания в некомпетентности, но нет ничего плохо в том, что вы или они чего-то не знают.
Для того, чтобы разобраться с этой областью, нужно составить список вопросов, в которых человек не является экспертом. Это как написать содержание книги. На самом деле вы или ваш сотрудник некомпетентны не во всей области, а только в небольшой ее части.
Составьте список тем, в которых вы «плаваете», найдите обучающие видео, книги, или узнайте у коллег все, что необходимо для выполнения этой работы. Вы не будете выглядеть глупо, если начнете спрашивать то, что не понимаете. Вы будете выглядеть глупо тогда, когда не спросите, попробуете сделать свою работу только на основание тех данных, которые у вас были, и сделаете ее неправильно! В лучшем случае вам придется потратить дополнительное время на переделывание, в худшем – вы потеряете и время, и деньги.

6. Проясняйте непонятые слова

Каждый раз, когда вы встречаете какое-то слово, которое вы не знаете или не уверены, что знаете правильно, не поленитесь залезть в специальный словарь или словарь Ожегова и узнать, что же на самом деле значит данное слово. В любой отрасли есть сотни различных терминов и слэнговых выражений. Выясняйте, что значит тот или иной термин сразу, как только вы на него наткнулись. Причиной всех ошибок являются именно непонятые слова.

Каждый раз, когда вы или ваши коллеги встречаются с непонятыми словами, в работе происходит остановка. Отличным решением будет составить словарь организации, собрать все возможные термины, дать им простые и понятные определения, после чего обучить весь персонал по этому словарю. Важным здесь является именно понимание, а не зубрежка. Если вы точно понимаете слово, вы можете меньше чем за минуту составить с этим словом не менее десяти предложений.

7. Используйте свои средства производства максимально эффективно

Большинство людей интуитивно понимает, что сначала нужно пройти какое-то обучение работе на слесарном станке, прежде чем к нему подойти. Ведь незнание того, за что отвечает тот или иной рычаг, может привести к серьезной травме. Но мало знать только технику безопасности, нужно действительно понимать, как работает этот инструмент, для того, чтобы тратить минимум времени и усилий для проведения своей работы.

Если вы работаете с компьютером и офисными программами, вот несколько советов, которые позволяет вам экономить просто громадное количество времени:

- Освойте слепую печать в десять пальцев. Большинство людей печатают на уровне 80 символов в секунду, хотя нет ничего сложного в том, чтобы печатать 200-250 символов в секунду. Это тройная экономия времени! Есть различные тренажеры для вырабатывания этого навыка. Один из них называется Stamina. Это небольшая компьютерная программа, которую можно бесплатно скачать и установить на свой компьютер, а дальше заниматься по 15-20 минут в день в течение пары-тройки месяцев. Поверьте, этот инструмент тайм-менеджмента окупится у вас с лихвой!
- Самоучители по Word и Excel. Есть платные и бесплатные книги типа «Word для чайников». Они написаны простым языком и изучение одной книги займет у вас буквально 5-6 часов. Ровно столько же вы тратите как минимум раз в год, когда вам нужно разработать какой-то нетиповой для вас документ типа коммерческого предложения, сводной таблицы или годового отчета. Освойте азы по каждой из программ, в которых вы работаете
- Инструкции по вашим средствам производства. Составьте список всех средств производства, с которыми вы работаете. Будь то автомобиль, калькулятор или какой-то электроприбор. В каждом из них есть огромное количество простых и удобных функций, большинство которых вы не используете, пользуясь другими более долгими решениями. Потому что привыкли по старинке.

8. Несделанные дела и недоделки, приводящие к завалам

Завал – все увеличивающееся скопление невыполненных заданий и необработанных материалов (словарь Вебстера).

Несделанные дела и недоделки рано или поздно заваливают целую область в пропасть. Вы откладываете, откладываете, откладываете. В итоге вы принимаетесь за работу, но теперь вы не можете выполнить ее, потому что клиенты терроризируют вас жалобами и угрозами. В итоге, вместо того, чтобы сделать работу, вы тратите время на улаживание ситуаций с ними, в то время, как к вам поступает и поступает другая работа. Это и есть завал. Завал – это состояние дел, которое не дает устранить само себя.

Компании, в которой образовались завалы, начинает лихорадить, после чего большинство из них попадают в апатию, а некоторые разоряются.

Если в области образовался завал, с ним нужно справляться следующим образом:

а) Нужно собрать людей и организовать АВРАЛ – работу, в которой участвуют абсолютно все, чтобы его разгрести
б) Выясните, из-за чего образовался завал и исправьте это, чтобы это не повторялось
в) Проведите обучение или переобучение персонала, чтобы сотрудники лучше понимали область, в которой они работают, и могли справляться с работой быстрее и эффективнее
г) Проведите опрос среди сотрудников и выявите жалобы на несделанные дела и недоделки их коллег, которые тормозят всю компанию
д) Исследуйте результаты опроса и проконтролируйте, чтобы все несделанные дела и недоделки были выполнены в кратчайшее время
е) Не доводите завалы до предела в будущем и сразу расправляйтесь с ними, как только они образуются.

В будущем, когда вы будете видеть какую-область вашей организации, находящуюся в апатии, знайте, что ее к этому привели завалы. Что ж, теперь вы знаете, как справляться с этим.